ICONNEXA CONSULTING VALENCIA, S.L.
ICONNEXA CONSULTING VALENCIA, S.L. Système interne d'information

Vos droits

Informations pour l'auteur du signalement

Voici ce que la loi espagnole 2/2023 et le Règlement général sur la protection des données nous obligent à vous indiquer avant que vous ne décidiez d'utiliser ce canal. Ce texte est rédigé pour être compris de tous. Seule la version espagnole fait foi.

Qui traite vos données

  • Responsable du traitement : ICONNEXA CONSULTING VALENCIA, S.L. (NIF B-98144363), titulaire du système interne d'information.
  • Sous-traitant : ICONNEXA CONSULTING VALENCIA, S.L., qui gère le canal pour le compte de l'entreprise en vertu d'un contrat conclu conformément à l'article 28 du RGPD.
  • Responsable du Système : Vicente Rodrigo Iranzo.

Finalité et base juridique

Nous traitons ce que vous nous communiquez afin de recevoir, d'enregistrer et de traiter les signalements d'infractions, ce qui constitue une obligation légale de l'entreprise. La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD, en lien avec la loi 2/2023 : nous ne vous demandons pas votre consentement, car le traitement n'en dépend pas, et c'est pourquoi vous ne pouvez pas non plus le retirer pour que nous cessions de traiter ce qui a été signalé.

Durée de conservation

Uniquement le temps strictement nécessaire. Si, trois mois après la réception de votre signalement, aucune enquête n'a été engagée, les données personnelles sont supprimées ; ce qui est conservé pour attester du fonctionnement du système l'est sous forme anonymisée. En aucun cas les données ne sont conservées plus de dix ans (article 32 de la loi 2/2023).

Votre identité

  • Vous pouvez effectuer un signalement anonyme : le formulaire écrit ne vous demande ni votre nom ni votre adresse électronique.
  • Si vous vous identifiez, votre identité est confidentielle et n'est pas communiquée à la personne concernée. Elle ne peut être révélée qu'à l'autorité judiciaire, au ministère public ou à l'autorité administrative compétente, et dans le cadre d'une enquête.
  • Nous ne conservons ni votre adresse IP ni votre navigateur. La seule chose conservée est un code calculé à partir de ces éléments au moyen d'une clé secrète qui expire au bout de 30 jours et qui est alors détruite. Tant qu'elle existe, ce code permet uniquement de savoir que deux signalements proviennent du même endroit, jamais de quel endroit il s'agit. Une fois la clé détruite, le code ne peut plus être recalculé, même avec votre adresse sous les yeux, et il n'est plus qu'une suite de caractères qui ne mène nulle part. Il sert à détecter les afflux de faux signalements et à rattacher un suivi au signalement d'origine.
  • Le contenu de votre signalement est conservé sous forme chiffrée.
  • Si la personne concernée exerce son droit d'accès, ce droit ne s'étend pas à votre identité.

Interdiction des représailles

  • Les actes de représailles pour avoir effectué un signalement sont interdits, de même que les menaces et les tentatives de représailles (articles 36 et suivants de la loi 2/2023).
  • Constituent notamment des représailles : la suspension ou le licenciement, la rétrogradation, la modification imposée du poste ou des horaires, le refus de formation, les évaluations négatives, les sanctions, la contrainte, le harcèlement, l'inscription sur une liste noire et la résiliation anticipée de contrats.
  • La protection s'étend également aux personnes qui vous assistent, à vos collègues ou aux membres de votre famille évoluant dans le même environnement, ainsi qu'aux personnes morales pour lesquelles vous travaillez.

Ce que l'on attend de vous

Une seule chose : que vous ayez des motifs raisonnables de croire que ce que vous signalez est vrai au moment où vous le signalez. Il ne vous est pas demandé d'avoir raison, ni de le prouver, ni de savoir le qualifier juridiquement. Enquêter est le travail du canal, et l'erreur de bonne foi est couverte par la protection de la loi.

Ce que la loi ne protège pas, c'est l'inverse : inventer des faits en sachant qu'ils sont faux. L'article 63 de la loi 2/2023 qualifie ce comportement d'infraction très grave et, selon les cas, il pourrait en outre avoir des conséquences pénales. Nous l'indiquons ici parce que vous avez le droit de le savoir, non pour vous dissuader : si vous doutez de l'exactitude de ce que vous savez, signalez-le en faisant part de vos doutes, c'est exactement ce que l'on attend de vous.

Qui gère ce canal, et pourquoi cela vous protège

Ce canal n'est pas géré en interne par l'entreprise. Sa gestion est confiée à ICONNEXA CONSULTING VALENCIA, S.L., un cabinet externe et indépendant, en application de l'article 6 de la loi 2/2023, qui autorise expressément à confier le système à un tiers.

Concrètement, cela signifie trois choses. Que la première personne à lire votre signalement ne travaille pas dans votre entreprise et ne dépend de personne au sein de celle-ci. Que ce cabinet est tenu au secret professionnel, en plus de l'obligation de confidentialité imposée par la loi elle-même. Et que votre identité n'est pas remise à l'entreprise : le Responsable du Système reçoit les faits et ce qui est nécessaire à l'instruction, pas un nom à transmettre à la direction.

Cela n'empêche pas que la décision finale revienne à l'entreprise : c'est son Responsable du Système qui statue sur le dossier, comme l'exige l'article 8. Ce qui change, c'est qui se trouve entre les deux.

Vos droits et comment les exercer

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation et vous opposer au traitement en vous adressant à l'entreprise responsable du traitement. Si vous avez effectué un signalement anonyme, nous ne pourrons pas vous identifier pour donner suite à votre demande : c'est la contrepartie de l'anonymat. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (AEPD).

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser ce canal

Il s'agit du canal interne, et c'est lui qui est le mieux placé pour traiter ce que vous nous communiquez : ceux qui connaissent l'entreprise, les personnes et les faits se trouvent ici et peuvent agir en quelques jours. C'est pourquoi la loi elle-même privilégie le recours préalable à la voie interne.

Cela étant, vous n'y êtes pas obligé. Vous pouvez vous adresser directement à l'Autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte (A.A.I.) ou à l'autorité régionale compétente, sans passer par ce canal et sans perdre aucune protection : vous trouverez leurs coordonnées sur leur site officiel. Vous pouvez également procéder à une divulgation publique dans les cas prévus à l'article 28 de la loi. Quelle que soit la voie choisie, vos droits et l'interdiction des représailles restent exactement les mêmes.

Les délais auxquels nous nous engageons

Accusé de réception dans un délai maximal de sept jours calendaires. Réponse dans un délai maximal de trois mois à compter du signalement, prolongeable de trois mois dans les cas d'une complexité particulière, auquel cas vous en serez informé.